Cara mengorder barang dari Supplier jika anda seorang Noobie

Assalamualaikum.

Hai kawan-kawan! (echeh macam ada ramai kan) Dah lama tak berblogging.Almaklumlah sibuk dengan segala macam kerja serta buat konon-konon busy. Dulu punyalah sibuk mengatur kerja luar dan kerja rasmi, tidak termasuk projek kraf dan hobi, sampaikan tak terkejar kesemuanya. Sekarang, mesin jahit dipinjam adik beradik jadi kraf tertangguh sementara, kerja luar--masih lagi menunggu pengesahan. dan kerja rasmi--maksud saya kerja penyelidikan tertangguh seketika kerana ketiadaan bahan mentah.

bukan yang ni. Ni dah beribu-ribu lemon dah ada.

Oh ya, cakap pasal bahan mentah, saya ingin menulis di sini langkah-langkah mengorder bahan mentah daripada pembekal/syarikat lain. Semasa final year undergraduate pernah buat, begitu juga semasa menjadi trainee manager (tak sempat naik ke manager sebab sambung belajar, LOL), serta pernah juga dibuat semasa kerja part-time. Saja tulis di sini, sebab takut lupa. Almaklumlah bukan selalu buat quotation. Lagipun ia tidak sembudah membeli untuk diri sendiri kerana walaupun anda yang mengorder, wang nya masih datang dari syarikat/institusi anda.

• Langkah pertama ialah mendapatkan alamat/buku katalog/website syarikat yang menjual produk anda. Paling mudah menggunakan rakan baik anda, si Google untuk mencari nama produk yang ditawarkan oleh syarikat tersebut.   Sesudah mendapat nama produk yang diingini, catat nama/email/fax no. pembekalnya . Biasanya ia ditulis dalam website, ataupun jika anda bertanya dari kawan, dia akan mencadangkan anda nama staf yang agak mudah untuk berurusan.   

• Tuliskan email/surat rasmi kepada pembekal itu dengan menyatakan nama dan kuantiti barang diingini. Biasanya ayat saya ialah "Hello and good morning Miss/Mrs, I am ___ from _____. I would like to inquire about the availability of the following item: xxxxxxxxx 2 units each. I would prefer an exstock for immediate use.thank you!" <--saja nak exstock sebab saya ni kurang penyabar menunggu, LOL 

• Kemudian, pembekal akan reply anda maksimum dalam masa 2 hari (kalau tak reply tandanya salah hantar la tu). Samaada direply dengan "maaf kami tak ada stok", ataupun "ya, sukacita dimaklumkan kami ada stok. Disertakan adakah quotation kami....

• 

  ni quotation saya minggu lepas. cehwah kosong je sebab request satu barang.

• Maka dapatlah quotation tu. anda mendapat senarai harga barang yang diingini. Nampak tak dalam quotation tu, ada harga, bilangan, dan tarikh tamat tawaran harga tersebut? Ah, tu yang penting. Pastikan anda reply sebelum tarikh itu tamat. biasanya dalam masa sebulan.   

• di sini masanya anda meminta borang RO (Request Order dari jabatan). Tengok dalam quotation tu, catat nama produk, bilangan produk dan harga produk. Tak semestinya semua produk dalam quotation tu kita kena catat dalam RO. Kalau tak jadi beli sebab mahal sangat atau buruk sangat ghopenye, tinggalkan aje. Dapatkan tandatangan penyelia/ketua jabatan atau siapa-siapa yang berhak. 

contoh purchase order. (source: see below link)

• kemudian, selepas RO dikeluarkan, anda mesti mendapatkan PO (Purchase Order) untuk difaks kepada syarikat. Setiap institusi/syarikat mungkin lain langkahnya. Dalam institusi saya, RO yang ditandatangani perlu dihantar ke Jabatan Kewangan, di mana pegawai di situ akan menilai RO (disertakan quotation ya). 

• Setelah RO diluluskan, baru PO akan dikeluarkan. Ini mungkin mengambil masa, depend kepada keefisenan jabatan. (kalau anda sedang dalam jabatan kerajaan then padan muka, lambat sehh). Tapi tempat kami cepat. Sekejap saja anda akan dapat panggilan untuk mengambil PO. Ataupun anda naik ke jabatan kewangan dan ambil sendiri. 

• PO akan perlu dihantar kepada syarikat. Kadangkala kalau pegawai kewangan rajin, mereka akan tolong hantarkan. Kemudian syarikat akan inform anda bahawa "PO sudah sampai, nanti kami hantar ya." thus began, the waiting game.  

• Part tunggu punya tunggu punya tunggu ni ikut syarikat la. Ada syarikat cepat. Ada pula selepas sebulan tak sampai-sampai--bagi alasan itu ini, kena call setiap hari baru dia nak hantar. Jadi tulah sebabnya dari awal lagi saya sarankan mendapatkan nombor supplier dari kawan. Dia akan beritahu mana supplier yang baik dan mana buruk. 

ni contoh DO yang di ambil dari blog ini. seriously, sila baca untuk menambah maklumat lanjut.

• Bila delivery guy sampai ke tempat anda dan call anda "mana encik ni? saya nak kasi barang ni..." datanglah cari dia dan inspect barang yang sampai. Bandingkan dengan DO yang diberi . Ha, DO tu apa pula? Delivery Order, senarai barang yang dihantar. Check samada nama, kuantiti, dan spesifikasi produk sama seperti dicatat. Kalau salah, reject balik! Macam saya buat masa praktikal dulu. Kejam kan? Tapi dah dia bagi buah berkulat, takkan nak accept? dahlah yang mengorder buah saya, yang menunggah buah saya, mengupas buah pun saya jugak...geli nyah nak pegang! 

• Alamak, jauh merepek! Anyway, kalau anda puas hati, dia akan beri invois. Invois ni senarai harga yang perlu dibayar. Berikan salinan invois dan DO kepada jabatan kewangan anda. Diorang taulah mana nak simpan. 

Invois. source: sila lihat link blog Prinsip Perakaunan di bawah.

• Jabatan kewangan akan menguruskan pembayaran untuk anda. Tapi kalau anda bekerja dalam kilang kecil macam kilang buah dulu, bayaran adalah cash, jadi resit anda akan terima juga. simpan resit untuk rujukan. Pastikan sama nilai dengan invois tadi!

Dah....tu je langkah-langkah dia yang saya ingat. Lepas ni kalau saya lupa saya boleh rujuk balik ke blog ini. Ya, saya anggap blog sebagai buku catatan aka Daily Planner saya. Cuma jarang updatelah.

Itu saja untuk hari ini. Selamat berpuasa dan sila-silalah bersabar menunggu produk yang anda pesan. heehee

More reading: Blog prinsip perakaunan SPM 

Software free untuk membuat sendiri PO, DO, Invois etc (jika anda bekerja sendiri) di sini